CASE DE SUCESSO: Como Mudamos nosso Modelo de Trabalho em 10 dias

1 de maio de 2020
Por  Alice Oliveira

Uma carta seguir, nossa CEO conta como mudamos nosso modelo de trabalho em apenas 10 dias. Em meio a pior crise dos últimos tempos, o IFESP aprofundou a sua revolução iniciada em maio de 2019 e criou um núcleo responsável por pensar como será o futuro do trabalho em meio a tantas incertezas, e implementando modalidades mais flexíveis de trabalho e colaboração. 

1.   Benefícios Alcançados pela Implementação do Home Office no IFESP

O modelo de trabalho flexível, ou home office, mesmo enfrentando alguma resistência na alta gerência, precisou ser implementado às pressas nas últimas semanas.

Por preconceitos ou resistência cultural, achávamos que os funcionários precisavam da presença e do olhar dos gestores para desempenhar melhor as suas funções. No entanto, após duas semanas de trabalho remoto, descobrimos que nossos colaboradores, em sua maioria, sentem-se mais criativos e mais produtivos.

Em poucos dias, percebemos nos depoimentos e na condução dos trabalhos os principais benefícios dessa mudança repentina:

·        Flexibilidade;

·       Melhora da qualidade de vida;

·        Produtividade;

·        Redução de custos com infraestrutura e espaço;

·        Satisfação dos colaboradores;

·        Retenção e atração de talentos.

 

2. Como Organizamos nossa Rotina na Largada do Confinamento

Vamos agora contar como foi essa implementação e quais as melhores medidas tomadas até agora.

Os departamentos responsáveis pelo back office reagiram com muita celeridade e não mediram esforço para assegurar a continuidade dos trabalhos de todos os departamentos:

  • O setor de TI se organizou para armazenar material em casa, providenciando notebooks, smartphones e infraestrutura sob demanda para teleconferências, assim como um serviço remoto de assistência, backup e atualizações de nossos softwares;
  • A área financeira foi uma parceira importante, pois liberou orçamento para benefícios extras, como um “Vale Internet” para todos, entrega de alimentação e remédios para idosos do time em confinamento total, e até sessões de coaching com profissionais certificados para cada membro que sentir necessidade de apoio neste momento de isolamento;
  • O RH colaborou com os gestores para facilitar o recrutamento a distância e o acompanhamento do onboarding de novos colaboradores neste novo modelo;
  • Houve otimização e reformulação de todos processos, com base em metas, KPIs e ferramentas que permitissem uma análise mais ágil e robusta da performance de cada time;
  • O departamento jurídico analisou uma questão importante: o risco assumido pelo instituto em relação a questões como jornada de trabalho e horas extras neste modelo de trabalho flexível, sugerindo, dentro de outras medidas, a implementação de um ponto digital que já está em vigor;
  • Os gerentes de cada departamento – do Learning ao Growth – compartilharam insights e boas práticas vividas em outras empresas, organizando com autonomia a gestão de seu departamento.

Reuniões estratégicas e táticas foram marcadas toda semana, assim como uma reunião de todo o time para compartilhar angústias e novidades, e celebrar conquistas: a primeira dela sendo a preservação de todos os empregos e salários, fato raro para empresas de nosso tamanho; e que exigiu esforços para ganharmos produtividade em tempo recorde. 

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